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《中华人民共和国会计(jì)法》(以下简称(会计法(fǎ)》)是我国会计工作的根本规范,在(zài)规范会计行为、提供会(huì)计信息、强化财经管理(lǐ)、防范风(fēng)险(xiǎn)、维(wéi)护国(guó)家财经纪律和社会公众利益、发挥市(shì)场在资源配置中的决定性作用等方面都起到(dào)了重要作用(yòng)。会(huì)计(jì)档案管理工作,则是会计工作(zuò)中的重要组(zǔ)成部分。在本次新修订的《会(huì)计法(fǎ)》中,对于会计档案管理也进(jìn)行了(le)一定调(diào)整,由原来的“各单位对会计凭(píng)证、会计帐簿、财务会(huì)计报告和(hé)其他会计资料(liào)应(yīng)当(dāng)建(jiàn)立档案,妥善(shàn)保(bǎo)管。会计档案的保管期限(xiàn)和销毁办法,由国务院财政部门会同有关部(bù)门制定”,修订为(wéi)“各单(dān)位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档(dàng)案,妥善保管。加强(qiáng)会计信息安全管理。会(huì)计档案的具体(tǐ)管理办法(fǎ),由国(guó)务院(yuàn)财政部门会同有关部门(mén)制定”,强(qiáng)调了企业对会计凭证、会计账薄财务(wù)会计报(bào)告(gào)和其他会计资料建立(lì)档案和(hé)妥善保管的重要(yào)性,面对(duì)《会计法》的新修订,企业会计档案管(guǎn)理人员应考虑从以下几个关键领域制定应对策(cè)略(luè):
1.了(le)解和遵守法规(guī):企业应及时了解和学习新《会(huì)计法》及(jí)财政部、国家档案局令(lìng)第(dì)79号《会计档案(àn)管理办(bàn)法》的具体(tǐ)规定,确保会计档案管理工(gōng)作的合规(guī)性;
2.建立(lì)或更新管(guǎn)理制度:根据新《会计法》要(yào)求(qiú),建立或更新企(qǐ)业内部的会计档案管理(lǐ)制(zhì)度,明确档(dàng)案管(guǎn)理的流程和责任;
3.加强技术保(bǎo)障:加强信息(xī)技(jì)术(shù)在电(diàn)子(zǐ)会(huì)计档案管理(lǐ)中的(de)应用(yòng),如使用加密技术(shù)、访问控制(zhì)等手段,确保档案的安全(quán)性;
4.培训(xùn)员工:对财务和档案管理人员进(jìn)行(háng)培训,提高他们对会计档(dàng)案管理的意识和能(néng)力;
5.定期审查和评估:定期对(duì)会(huì)计档(dàng)案的管理和保(bǎo)管(guǎn)情(qíng)况进行检查和评估,确(què)保符(fú)合新的(de)法规要求;
6.建立应急预案(àn):制定会计(jì)档案丢失(shī)损坏(huài)等情况(kuàng)下的应急预案(àn),确保能够迅速(sù)响应并(bìng)采(cǎi)取(qǔ)措施(shī)减少损(sǔn)失;
7.利(lì)用专(zhuān)业服务:考虑利(lì)用外部专业服(fú)务,如会计(jì)信息系统供应商、档案管理(lǐ)顾问等(děng),帮助企业提升会计档案的(de)管理(lǐ)水平。
在本次的《会(huì)计法》修(xiū)订(dìng)中也新(xīn)增(zēng)了“国家(jiā)加强会计信息化建设,鼓励依法采用(yòng)现代信(xìn)息技术开展会(huì)计工作,具体办法由国务院财政部门会(huì)同有关部(bù)门制定”的条款。早在(zài)2015年,我国就通过《会计(jì)档案管理办法(fǎ)》明确“单位内部形成(chéng)的电子会计(jì)资料和从外部接(jiē)收的电(diàn)子会计(jì)资料(liào)在满足(zú)一定条件时,可(kě)以(yǐ)仅(jǐn)以电子(zǐ)形(xíng)式归档保存”,这标(biāo)志着从政策法规层面(miàn)对电子会计档(dàng)案法律效(xiào)力的认可(kě)。随(suí)着新修订(dìng)的《会计法》进一步强化了对会计(jì)信息(xī)化的政(zhèng)策支持,加之数(shù)电(diàn)票在企业日常运营中(zhōng)的广泛(fàn)应用(yòng),我们有理由(yóu)相信,企业(yè)电子会计(jì)档案的(de)信息化(huà)建设已(yǐ)成为不可(kě)逆(nì)转的(de)趋势。这一转变不(bú)仅符合时代发展的要求,也为企业提(tí)供了更高效、更(gèng)安全(quán)的会(huì)计管理手段,预示着(zhe)会计行业的数字化转型正加(jiā)速进行中。米兰网页版和用友(yǒu)作(zuò)为《电子会计档案管理规范》的主要承担单位,我们建议企业应从档案合规性保障、档案归档梳理数据标准(zhǔn)执行、信(xìn)息系统集成、制度与规范建(jiàn)设几个方面去考(kǎo)量规划企(qǐ)业(yè)的电子会计档案信息化建设。
1.档(dàng)案(àn)合规性保障
电子会计档案(àn)的法律属性,要求建设企业具备极强的电子会计档案专业管理能(néng)力,确保电子(zǐ)会(huì)计资(zī)料从生(shēng)成、采集(jí)、整理、保(bǎo)存、利用、处置的全生命周期管理符合《中(zhōng)华人民(mín)共(gòng)和国(guó)档案法》《电子会计(jì)档案(àn)管理(lǐ)规范》等相关法律(lǜ)法规要求(qiú),保障电子(zǐ)会计档案的真实性、完整性、可(kě)用(yòng)性(xìng)、安全性。
2.档(dàng)案(àn)归档(dàng)梳理(lǐ)
电子会计档(dàng)案的建设(shè)核心是全面归集保存企业(yè)经营过程中具有保存(cún)价值的会计(jì)资料,要求企业自(zì)身(shēn)具备极强的(de)业务与财务管(guǎn)理内控(kòng)能力(lì),在应用建设(shè)初期完成(chéng)对内(nèi)部财务流程与业务流程的全方位梳理,明(míng)确业务流程及相关的审核(hé)要素(sù),归(guī)档的范(fàn)围、附件要求、业务管理规范等内(nèi)容,保(bǎo)障电子会计资(zī)料的合理(lǐ)全面归集。
3.数据标准执行
电子会计档案的建设涉及对(duì)企业各类信息化系统上相关会计信息的规范化、标准化处理,如:版式文件生成(chéng)、元(yuán)数据采集(jí)、四性(xìng)检(jiǎn)测、元数据、数据接口等标准等(děng),要求电子会计(jì)档(dàng)案应用建设团队具备丰富电子会(huì)计档(dàng)案建设经验,能够依据企(qǐ)业实际情况给出(chū)合(hé)理建议确保项目有效落地。
4.信息系统集成
电子会计档案数据来源于不同(tóng)的信息化系统电子会计档(dàng)案建设要求将企业涉(shè)案信息化系统进行一体(tǐ)化集成,实现(xiàn)会计资料的标准化处理、线上化流转、全业务文(wén)件关联归集(jí),同时保(bǎo)证数据传输(shū)安全,确保会(huì)计资料真实、有(yǒu)效。
5.制度与规范建(jiàn)设
电子(zǐ)会计(jì)档案属于新(xīn)兴事物,在应用推动过程中存在(zài)归(guī)档内(nèi)容变化、归档流程变(biàn)更、管理模式(shì)改变、岗(gǎng)位职责变动、操(cāo)作习惯改变等(děng)一系列相(xiàng)关(guān)问题,要求企业建立一套完善的制(zhì)度和规范进行(háng)约(yuē)束,保障电(diàn)子会(huì)计档案的安全性和合(hé)规性(xìng)。若制度规范建设不完善或执行不严谨,容易给档案(àn)的可靠性和(hé)完整性带来(lái)了管理风险。
随着新《会计法》的修订和(hé)会计信息化建(jiàn)设的(de)不(bú)断推(tuī)进,企业(yè)会计档(dàng)案管理正迎(yíng)来新(xīn)的(de)挑战和机遇。面对(duì)这些(xiē)变(biàn)化(huà),企(qǐ)业采取积极措施,确保会计档案(àn)的合规性、安(ān)全性和有效性。此外,电子会计档案的信息化建设不仅是对传统档(dàng)案管理方式的一次(cì)革新,更是企业提高运营效率(lǜ)、降(jiàng)低风险、增强竞争力的重要途(tú)径(jìng)。通(tōng)过确保档案(àn)合规性(xìng)、进行(háng)档案归档梳理、执行数据标准、实(shí)现信息系统集(jí)成以及建设制(zhì)度与规(guī)范(fàn),企(qǐ)业能够确(què)保会计(jì)资料的真实性、完整性和可用性,同时为(wéi)未(wèi)来的可持(chí)续发展奠(diàn)定坚实(shí)基(jī)础(chǔ)。